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La solution idéale pour la gestion des lignes d'écoute et des numéros d'astreintes

Associatel utilise la solution Planitel, conçue pour répondre aux besoins de gestion de planning téléphonique pour des ligne d'écoute ou des numéros d'astreintes. Adapté à l'utilisation des associations, Planitel répond aussi aux besoins de planification de leurs lignes d'écoute.

Vous avez le choix en un numéro gratuit de type 0800, un numéro national non surtaxé 09 ou alors un numéro géographique notamment si votre ligne d'écoute concerne une région particulière. Le choix de votre numéro d'écoute (Page d'accueil ->) dépend de différents critères.

Comment créer votre ligne d'écoute

Choisir le type de numéro d'écoute

Vous avez le choix en un numéro gratuit de type 0800, un numéro national non surtaxé 09 ou alors un numéro géographique notamment si votre ligne d'écoute concerne une région particulière. Le choix de votre numéro d'écoute dépend de différents critères.

Numéro 0800 (gratuit)

En optant pour un numéro en 0800, vous offrez à vos appelants une gratuité totale depuis un téléphone fixe ou mobile en France.

C’est une solution idéale pour maximiser l’accessibilité de votre service, surtout pour les personnes en difficulté financière. Toutefois, ce type de numéro implique un coût supplémentaire pour l’organisme, lié à la prise en charge de l’ensemble des frais d’appel.

Ce choix est parfait pour des lignes d’écoute à vocation nationale ou à large audience, où l’accessibilité prime.

Numéro 09 (non surtaxé)

Avec la généralisation des forfaits téléphoniques illimités, de plus en plus d'associations choisissent des numéros 09.xx.

Ces numéros sont non surtaxés et souvent inclus dans les forfaits de téléphonie mobile et fixe, ce qui signifie que l'appel sera gratuit pour une grande majorité des utilisateurs.

C'est une solution économique à la fois pour les appelants et l'organisation, offrant un bon compromis entre accessibilité et coût pour des lignes d'écoute nationales.

Numéro géographique (01, 02 etc...)

Si votre ligne d'écoute s'adresse à une zone géographique spécifique, comme une ville ou une région, opter pour un numéro local (en 01, 02, etc.) peut renforcer votre proximité avec le public concerné.

Les appelants reconnaîtront immédiatement l'ancrage local du service, ce qui peut encourager un sentiment de confiance et de familiarité.

Bien que ces numéros puissent être facturés selon les tarifs standards de la téléphonie fixe, ils restent généralement très accessibles dans les forfaits actuels.

Planning des écoutants: assurez une couverture optimale de votre ligne d'écoute

Pour garantir une accessibilité permanente à votre ligne d'écoute, notamment dans les situations où le service doit être disponible 24h/24 et 7j/7, il est essentiel de mobiliser une équipe de plusieurs bénévoles. Chaque écoutant joue un rôle crucial dans la prise en charge des appels, qu'il s'agisse de soutenir des personnes en détresse psychologique ou sociale, ou encore de répondre à des demandes urgentes.

Le planning doit tenir compte des disponibilités individuelles de chaque écoutant, permettant à chacun de participer selon ses possibilités tout en équilibrant la charge de travail sur les différentes plages horaires.

Distribution des appels: de la ligne d'écoute

Selon la configuration choisie, vous pouvez opter pour une répartition automatique des appels vers l'écoutant le plus disponible ou prioriser certains bénévoles selon des critères définis, comme leur expertise ou leur expérience. Vous pouvez aussi choisir de répartir équitablement les périodes de forte demande pour garantir une qualité de service homogène tout au long de la journée et de la nuit.

Ce mode de distribution permet une gestion plus personnalisée et optimise le traitement des appels, pour répondre à 100% des appels tout en assurant que chaque appelant est mis en relation avec la personne la plus qualifiée pour l'aider.

Un suivi des interactions complet et précis est disponible, améliorant ainsi la qualité du service fourni à vos bénéficiaires.

Une interface intuitive pour une utilisation simplifiée

Découvrez une interface conçue pour vous faire gagner du temps: planifiez en quelques clics et assurez une organisation fluide de votre ligne d'écoute.

Découvrir l'interface

La planification téléphonique Planitel

Comment optimiser la planification de votre planning de présence ?

Plus qu'un simple outil de planning, Planitel vous offre une solution complète et flexible pour organiser les permanences de votre ligne d'écoute. Que ce soit pour gérer les disponibilités sur plusieurs jours, semaines ou même mois, Planitel simplifie la coordination entre vos bénévoles tout en assurant une couverture continue des appels.

Planification rapide et intuitive

De planifier très facilement et très rapidement les différents écoutants en fonction des jours ou des tranches horaires selon leur disponibilité et ceci sur plusieurs mois si vous le souhaitez.

Un ensemble d'outils vous permet de copier, de créer des périodes d'astreinte prédéfinies en rotation.

Gestion avancées des astreintes

Anticiper l'organisation de votre ligne d'écoute vous aide à préparer plusieurs mois de planning en quelques clics, tout en assurant que chaque bénévole soit assigné aux plages horaires de son choix.

Avec la fonctionnalité de duplication de planning, vous pouvez réutiliser des modèles préétablis, ce qui facilite l'organisation en périodes de forte demande.

Scénarios de non-réponse

En cas d'absence ou d'indisponibilité d'un bénévole, Planitel offre une gamme d'options pour garantir qu'aucun appel ne soit perdu.

Vous pouvez configurer plusieurs scénarios de gestion des appels non répondus: rediriger vers un autre écoutant disponible, envoyer l'appel vers une messagerie, ou déclencher un envoi de notifications par e-mail ou SMS.

Cette flexibilité permet de maintenir une continuité de service sans interrompre la qualité d'écoute offerte aux bénéficiaires.

Escalade intelligente des appels

En plus des redirections simples, vous pouvez définir une escalade des appels en fonction de la durée d'indisponibilité d'un écoutant.

Si un appel n'est pas pris en charge dans un délai défini, il est automatiquement transféré à un autre membre de l'équipe ou à une cellule d'écoute spécifique, garantissant ainsi une réponse rapide à chaque situation d'urgence.

Suivi des statistiques

Planitel ne se limite pas à la planification, il vous offre également une vue complète de la gestion des appels en temps réel.

Vous pouvez suivre le nombre d'appels, leur durée, et savoir quels bénévoles sont en charge, ce qui vous aide à évaluer les performances et à ajuster les plannings pour une meilleure répartition des ressources.

Prenez le contrôle de votre organisation dès maintenant !

Découvrez comment Planitel peut transformer la gestion de votre ligne d'écoute:Planifiez, anticipez et suivez vos appels avec précision et simplicité. Profitez d'une démo gratuite et explorez toutes les fonctionnalités qui simplifieront votre quotidien.

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Transférez les appels de votre ligne d'écoute automatiquement

En fonction du planning téléphonique ainsi créé, les appels seront transférés totalement automatiquement. Ainsi plus besoin de faire des transferts d'appels à partir d'un téléphone, plus besoin de se transmettre un téléphone de mains en main, les appels de la ligne d'écoute sont automatiquement gérés par le planning téléphonique.

En cas d'absence imprévue d'un bénévole ou de panne de téléphone, la flexibilité du système prend tout son sens. Le planning étant accessible en ligne et de n'importe où, toute modification peut être effectuée en temps réel.

Un autre écoutant peut être assigné en quelques clics, garantissant qu'aucun appel ne soit laissé sans réponse, même dans les situations d'urgence. Cela permet d'adapter la gestion des appels à des circonstances imprévues sans perturber le service offert aux bénéficiaires.

Équilibrez la charge d'appels de votre ligne d'astreinte entre vos bénévoles

Une gestion harmonieuse pour une meilleure écoute

Pour une ligne d'astreinte et d'écoute efficace, la gestion de la répartition des appels entre vos bénévoles est cruciale. Un bon équilibre de la charge d'appels permet non seulement d'optimiser les ressources humaines, mais aussi d'assurer une qualité d'écoute constante et réactive. Associatel propose des options de distribution intelligentes, vous permettant de choisir le mode de répartition des appels qui convient le mieux à votre organisation.

Priorité ou répartition équitable: En fonction de vos besoins et de la configuration de votre équipe, vous avez le choix entre deux modes de distribution des appels:

Planification rapide et intuitive

Un ensemble d'outils à la disposition de la ligne d'écoute

Avec Associatel, vous bénéficiez d'un ensemble d'outils performants pour optimiser la gestion de votre ligne d'écoute, assurant une prise en charge fluide et réactive des appels. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés :

Alerte de prise d'astreinte

Cette fonctionnalité permet de notifier votre écoutant de l'imminence de sa prise de service, lui rappelant de se tenir prêt et disponible pour gérer les appels entrants sur le numéro d'écoute.

Un outil indispensable pour garantir que chaque bénévole soit bien informé de son rôle à tout moment.

Alerte à chaque appel et à chaque appel manqué

Lorsqu'un appel est reçu ou manqué, une alerte est envoyée instantanément.

En cas d'appel non répondu, cette fonctionnalité vous offre la possibilité de recontacter rapidement une personne en détresse, assurant ainsi une réactivité cruciale dans des situations d'urgence.

Suivi statistique complet

Grâce à un tableau de bord détaillé, vous pouvez accéder aux statistiques de tous les appels effectués, comprenant le numéro de l'appelant, la durée de l'appel, ainsi que le nom du bénévole ayant pris en charge la conversation.

Ce suivi permet d'améliorer la gestion des ressources humaines et d'évaluer la performance des interventions.

Ces associations qui nous font confiance

Découvrez les associations qui nous font confiance et utilisent chaque jour Associatel pour effectuer leurs missions. Rendez-vous sur notre page d'accueil pour explorer la liste complète et rejoindre un réseau engagé pour la solidarité et le bien-être de tous !

Les lignes d'écoute : création et gestion des urgences

Vous vous demandez peut-être comment ces services fonctionnent, en quoi ils peuvent vous aider ou même comment devenir vous-même un acteur de ce soutien essentiel? Nos articles de blog vous offrent des réponses approfondies et des informations pratiques.

Que vous soyez à la recherche de ressources pour mieux comprendre les bienfaits des lignes d'écoute ou que vous vouliez explorer des témoignages inspirants, nous avons rassemblé pour vous des contenus riches et variés.

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Transfert d’appel automatique : Simplifiez votre gestion avec Planitel

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